以下のような課題を持った方にはおすすめの内容です。
- 移動制限や現場への立ち入り制限により自社/取引先の監査が実施できない
- 海外に渡航できず海外工場の監査が実施できない
- 監査が何度も延期や中止になって困っている
- 監査の頻度が下がり、自社/取引先の現場の緊張感が下がっている
- リモートによる監査体制を構築したい
リモート監査とは？
リモート監査とは、全員が現場に集まって監査を行うのではなく、パソコン・タブレット・スマートフォンなどのデバイスと、WEB会議システム等のアプリを組み合わせて遠隔から監査を行うことです。ZoomやTeamsを活用して会議や打ち合わせをオンラインで行うように、現場での監査を遠隔からオンラインで行うことができます。
なぜいまリモート監査が注目されているのか？
リモート監査の最大の利点は「全員が現場に集まる必要がない」という点です。監査が予定されていた日に参加者の誰かが濃厚接触者となる可能性が非常に高い時期です。濃厚接触者と判定されれば、もちろん現場に集まることはできず、全員の予定を再調整する必要があります。次回も同じことが起きないという保証はありません。同じ日時に、同じ場所に全員が集まることがこれほど難しい時代において、リモート監査は必要な現場のリスクマネジメントです。
リモート監査では、日程調整や移動に伴うコストが低下するため、参加者の状況に応じて、現場に行く人を直前でも簡単に変更できます。監査元の一部の人が現場に行き、他の人は遠隔から監査業務を行うこともできます。この手軽さと柔軟さがリモート監査の特徴です。
リモート監査実施４つのメリット
リモート監査は対面での監査に比べて、以下のようなメリットがあります。
上記でも述べたように、現場に行く人と行かない人を柔軟に調整できるので、複数人の関係者の日程調整が楽になります。特に取引先を巻き込んだ監査は関係者も多くなるので効果的です。
対面の監査では関係者の日程調整の他、現場立ち入りのための受け入れ態勢の整備に時間がかかります。また、現場に行けない場合、写真や資料作成による現場状況の報告を監査先に求めると、資料作成・準備に長い時間がかかります。リモート監査ではオンラインですぐに現場を見ることができるため、速やかな監査が実施できます。
対面での監査では旅費や日程調整のコストが高いため、どうしても一度に多くの監査ポイントを確認することになります。リモート監査は簡単かつ迅速に実施できるため、短時間で焦点を絞った監査が実施できます。10分の監査でも実施できるので、監査の頻度が上がり、現場の品質も上がります。
迅速かつ頻度高く監査が実施できるため、ありのままの現場の状態を監査することができ、監査先に緊張感が生まれます。何度同じ指摘をしても是正されない監査先に対しては、細かく現場を確認することで、製造・製品の品質を上げることができます。
リモート監査実施３つの注意点
一方、リモート監査は対面での監査に比べて、いくつかの注意すべき点もあります。
インターネット環境やスマートフォンのようなデバイスを準備する必要があります。スマートグラスなどの機器を準備する場合には数十万円～数百万円の初期費用がかかる場合があります。
- 対面に比べると情報量が少なく、双方向でのコミュニケーションが難しい
同じ現場で、同じ対象物を見ながら双方向にコミュニケーションがとれる環境に比べると、画面越しの映像と音声だけでは一方的なコミュニケーションになり、現場の様子が正確に伝わりづらい場合があります。特に遠隔から現場に指示を出したい場合に「そこ見せて」「もう少しこっち」という指示が難しく、うまくコミュニケーションが取れない可能性もあります。
インターネットを介して現場の映像が配信されるため、適切なデバイスやツールを選定し、セキュリティが担保されたインターネット環境下で監査を行わないと、意図しない形で情報漏洩が発生する可能性があります。特に機密性の高い現場では注意が必要です。
上記のようなリスクを避けるためにも、しっかりとした事前計画・準備・ツールの選定が重要です。
リモート監査に適したビデオ通話アプリSynQ Remote（シンクリモート）
SynQ Remote（シンクリモート）は、現場仕事に特化し「あれ、これ、それ」を言葉ではなく、指差し感覚で簡単に、正確に、相手に伝えることのできるビデオ通話アプリです。
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